Personalnot in Kitas: Wie Sie für Ihre Einrichtung Mitarbeiter gewinnen

Von Dr. Katrin Roppel

In Kindertageseinrichtungen verschärfte sich der Personalnotstand in den letzten Jahren massiv. So sehr sogar, dass in vielen Einrichtungen die Gruppen unterbesetzt arbeiten und teilweise die Vorgaben zur Aufsichtspflicht nicht mehr eingehalten werden können. Das heißt, es betreuen zu wenige Erzieherinnen und Kinderpflegerinnen zu viele Kinder in einer Gruppe.

Das wirkt sich negativ auf die Qualität der Betreuung der Kinder sowie auf den Gesundheitszustand und die Motivation der noch vorhandenen Mitarbeiter aus.  Es entsteht ein Teufelskreis aus zu hoher Arbeitsbelastung, vermehrten Fehlzeiten und Krankschreibungen, was wiederum zu einem schlechten Betreuungsverhältnis für die Kinder führt. Fachkräfteoffensiven und andere Strategien zur Gewinnung neuer Mitarbeiter reichen nicht aus. Jede Kita muss selbst aktiv werden, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für ihre Einrichtung zu gewinnen. 

Personalmangel in Kitas
Photo by Ksenia Chernaya on Pexels.com

Was können Sie als Kindertageseinrichtung konkret tun, um qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren und auch zu halten?

Gut ausgebildete Fachkräfte können sich aktuell ihren Job aussuchen. In Kindertageseinrichtungen gilt das vielleicht noch mehr als irgendwo anders. Ist es in einer Kindertagesstätte nicht gut zu arbeiten, stimmt das Betriebsklima beispielsweise nicht, wechseln Mitarbeiter rasch. Durch Personalmangel und Überlastung der Mitarbeiter entsteht leicht ein schlechtes Betriebsklima, welches zu weiteren Kündigungen führt. Dies spricht sich leider schnell herum, denn meistens kommen die Erzieherinnen und Kinderpflegerinnen aus der Region und gerade die Mund-zu-Mund-Propaganda spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle. Wichtig ist es, frühzeitig aktiv entgegenzuwirken, bevor Unterbesetzung, Überlastung und damit zusammenhängendes schlechtes Arbeitgeberimage die Mitarbeiterinnen in andere Einrichtungen treibt.

Sorgen Sie für eine gute Kultur, in der die Mitarbeiter gerne arbeiten

  • Bemühen Sie sich um fließende Kommunikation zwischen Kindergartenleitung, Mitarbeitern und Eltern. Seien Sie ansprechbar und pflegen Sie eine Offene-Tür-Politik.  
  • Verbessern Sie Ihre Meeting-Kultur: Verkürzen Sie Meetings, aber sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeiterinnen, denn diese haben Ideen aus der täglichen Praxis für Verbesserungen. Regulieren Sie die Redezeit pro Mitarbeiter und arbeiten Sie mit drei Fragen: „Was läuft gut?“, „Was müssen wir verbessern?“ und „Was sind Ihre Lösungsvorschläge?“. Damit verhindern Sie Nörgeleien und fördern den Fokus auf Lösungen.
  • Führen Sie Mitsprache- und Mitgestaltungsmöglichkeiten ein: Fördern Sie das Einbringen von Ideen durch beispielsweise kleine Wettbewerbe oder Spiele unter den Mitarbeitern und arbeiten Sie mit Belohnungen wie Gutscheinen etc. Setzen Sie deren Ideen nach Möglichkeit auch um, das vermittelt das Gefühl von Selbstwirksamkeit und fördert die Motivation.
  • Signalisieren Sie Wertschätzung durch Worte und Taten: Sie sollten bei Festen und Veranstaltungen immer auch die gute Arbeit Ihrer Mitarbeiterinnen erwähnen, sich wertschätzend von ausscheidenden Mitarbeitern verabschieden und die Eltern mit freundlichen Worten über den Weggang einer Mitarbeiterin informieren. Besonderes Engagement oder langjährige Mitarbeit sollte auch durch einen schönen Gutschein oder ein persönliches Geschenk honoriert werden.
  • Bieten Sie Weiterentwicklungsmöglichkeiten an.
  • Machen Sie als Kindertageseinrichtung tolle Dinge und publizieren Sie das in der Lokalpresse! Auch Erzieherinnen finden es spannend in einem Kindergarten zu arbeiten, der ein tolles Sommerfest mit Barbecue für Eltern und Personal organsiert oder regelmäßige waldpädagogische Ausflüge unternimmt oder einen Clown oder eine Theatergruppe in den Kindergarten einlädt usw.
  • Lernen Sie gute Führung und führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche: Feedback sollte wertschätzend, höflich, konkret, persönlich adressiert und konstruktiv mit Vorschlägen für Verbesserung sein.

Professionalisieren Sie Ihr Arbeitgebermarketing

  • Bauen Sie eine schöne Website mit Karrierebereich auf. Wenigstens eine kleine eigene Seite mit ein paar Infos zum Team, einem schönen Foto und Kontaktmöglichkeiten. Auf Ihrer Webseite dürfen Sie gerne auch Mitarbeiterstimmen, Fotos von den Räumlichkeiten und Einblicke in den Arbeitsalltag veröffentlichen. Viele kirchliche, städtische oder gemeinnützige Kitas besitzen keine eigene Webseite, sondern sind in einem Beisatz auf der Seite ihres Trägers erwähnt. Für die Mitarbeitersuche ist das ungeeignet. Jobsuchende schauen auf die Webseite eines Arbeitgebers, gibt es keine Seite oder wirkt diese veraltet, suchen sie nicht mehr weiter.
  • Ein Social Media Profil ist hilfreich. Klar ist, dass im Kita-Alltag wenig Kapazitäten zur Pflege eines solchen Profils vorhanden sind. Trotzdem sind Social Media Aktivitäten auch für Kindergärten heutzutage unerlässlich.
  • Professionalisieren Sie Ihre Stellenanzeigen, beschreiben Sie möglichst konkret, wie es ist, bei Ihnen zu arbeiten.
  • Bauen Sie langfristig ein eigenes Netzwerk auf. Beziehen Sie auch Kontakte ein und suchen Sie über das KiTa-eigene Netzwerk nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
  • Setzen Sie eine Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämie aus.
  • Nutzen Sie den Tag der offenen Tür nicht nur, damit Eltern sich ein Bild vom Kindergarten machen können, sondern präsentieren Sie sich auch als Arbeitgeber. Bedenken Sie: Auch Eltern haben Kontakte zu anderen Erzieherinnen oder sind selbst vom Fach und möglicherweise auf Stellensuche.
  • Regelmäßige Pressemeldungen in der Lokalpresse schaffen Aufmerksamkeit – auch bei potenziellen Kandidatinnen.
  • Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess, schaffen Sie Kontaktmöglichkeiten, seien Sie unkompliziert ansprechbar und bemühen Sie sich um ein professionelles Bewerbermanagement mit kurzen Responsezeiten, höflichem Umgang und transparentem Entscheidungsprozess.
  • Bieten Sie die Möglichkeit zur Hospitation der Kandidaten, damit sich beide Seiten kennenlernen und beurteilen können, ob man zueinander passt.
  • Sorgen Sie für eine gute Einarbeitung und heißen Sie neue Mitarbeiter gebührend Willkommen. Das schließt ein, dass Sie das Profil der neuen Kollegin als Aushang und per E-Mail auch den Eltern im Kindergarten präsentieren.
  • Führen Sie mit ausscheidenden Mitarbeitern unbedingt sog. Exit-Interviews, um interne Probleme zu erfahren und gegensteuern zu können. Organisieren Sie Ehemaligen-Stammtische oder laden Sie frühere Mitarbeiter zu Sommerfesten ein. All dies dient Ihrer Reputation als guter Arbeitgeber und zufriedene ehemalige Mitarbeiter empfehlen Sie weiter.
Mitarbeiter bleiben wegen der Unternehmenskultur

Was davon werden Sie als Nächstes tun? Bei welchen Schritten darf ich Sie begleiten? Nehmen Sie Kontakt zu mir auf unter http://www.unternehmensethnologie.de bzw. unter katrin.roppel@unternehmensethnologie.de

Quellen:

Tagesschau.de vom 06.04.2022: https://www.tagesschau.de/inland/kita-personalmangel-101.html (Abrufdatum 24.07.2022)

Studie des Deutschen Kitaleitungskongress 2022: https://www.deutscher-kitaleitungskongress.de/index.php?eID=dumpFile&t=f&f=12039&token=a89796d9593cb30177115b33a33d196c3c41c41b (Abrufdatum 24.07.2022)

Die wissenschaftliche Empfehlung für einen guten Betreuungsschlüssel liegt im U3-Bereich bei 1:3 und im Ü3-Bereich bei 1:7,5. Dies kann in vielen Einrichtungen nicht mehr gewährleistet werden. Laut dem Fachkräftebarometer 2021 fehlen je nach Szenario bundesweit ca. 20.000–70.000 Fachkräfte in den Kitas. Siehe Fachkräftebarometer 2021 https://www.fachkraeftebarometer.de/fileadmin/Redaktion/Publikation_FKB2017/Publikation_FKB2021/WiFF_FKB_2021_web.pdf (Abrufdatum 24.07.2022)

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